Behovsanalyse for rekruttering

Behovsanalyse for rekruttering – Hvordan identifiserer du egentlig de riktige kandidatene?

Behovsanalyse, også kalt jobbanalyse, er en viktig del av rekrutteringsprosessen for å sikre at en bedrift ansetter riktig person til en stilling. Det er en grundig analyse av bedriftens behov og krav til en bestemt stilling, og en vurdering av kandidatene som søker på stillingen. Målet med behovsanalyse rekruttering er å finne den beste kandidaten som passer til bedriftens behov og krav.

En grundig behovsanalyse for rekruttering kan bidra til å redusere risikoen for feilansettelser og øke sjansene for suksess i en stilling. Det er viktig å identifisere de nødvendige ferdighetene, erfaringene og personlighetstrekkene som kreves for å utføre jobben på en effektiv måte. Ved å bruke en strukturert tilnærming til rekrutteringsprosessen, kan bedriften sikre at de ansetter den beste kandidaten for stillingen.

Grunnleggende om behovsanalyse for rekruttering

Definisjon av behovsanalyse for rekruttering

Behovsanalyse for rekruttering er en systematisk tilnærming for å identifisere og forstå organisasjonens behov for å ansette nye medarbeidere. Det innebærer å kartlegge organisasjonens mål og behov, samt å definere de nødvendige kompetansene som kreves for å oppnå disse målene.

Behovsanalyse er en viktig del av rekrutteringsprosessen, da det gir en solid grunnlag for å utvikle en effektiv rekrutteringsstrategi. Det sikrer også at organisasjonen ansetter den rette personen for jobben, og at de nye medarbeiderne har de nødvendige ferdighetene og erfaringene for å lykkes i stillingen.

En funksjonsanalytisk jobbanalyse har fokus på stillingens innhold og arbeidsoppgaver, den beskriver mål- og resultatkrav, oppgaver og tilhørende person- og kompetansekrav som kreves for å kunne utføre de forannevnte oppgaver med tilhørende mål. 

En kompetansebasert jobbanalyse kartlegger den kompetanse om kreves for å lykkes i stillingen. Det er innenfor områder som utdannelse, arbeidserfaring, evner, holdninger, personlighet, motivasjon o.l.

Formålet med behovsanalyse for rekruttering

Formålet med behovsanalyse i rekruttering er å identifisere organisasjonens behov for nye medarbeidere og å definere de nødvendige kompetansene som kreves for å oppnå organisasjonens mål. Dette inkluderer å identifisere kjernekompetansene som kreves for å utføre jobben, samt å definere de personlige egenskapene som er nødvendige for å trives i stillingen.

Behovsanalyse hjelper også rekrutteringsansvarlige med å utvikle en effektiv rekrutteringsstrategi. Det gir en klar forståelse av organisasjonens behov og gir veiledning om hvordan man kan tiltrekke seg og ansette den rette personen for jobben.

I sum, behovsanalyse i rekruttering er en viktig prosess for å sikre at organisasjonen ansetter de beste kandidatene for jobben. Det gir en klar forståelse av organisasjonens behov og krever en systematisk tilnærming for å definere de nødvendige kompetansene som kreves for å oppnå organisasjonens mål.

Utarbeidelse av kravspesifikasjon

Når en bedrift skal rekruttere en ny medarbeider, er det viktig å utarbeide en grundig kravspesifikasjon for stillingen. Dette er en prosess som kalles behovsanalyse rekruttering, og den består av flere trinn. I denne seksjonen vil vi se nærmere på utarbeidelsen av kravspesifikasjonen, og hvilke elementer som bør inkluderes.

Identifisering av stillingens Innhold

Først og fremst må bedriften identifisere hva stillingen innebærer. Dette inkluderer både ansvar og arbeidsoppgaver. Det kan være nyttig å lage en liste over disse elementene, slik at det blir enklere å se hva som kreves av en person som skal fylle stillingen.

Fastsettelse av kompetansekrav

Når bedriften har identifisert hva stillingen innebærer, er neste steg å fastsette kompetansekravene for stillingen. Dette inkluderer både faglig kompetanse og erfaring, samt andre kvalifikasjonskrav som bedriften måtte ha. Det kan være nyttig å lage en tabell som viser de ulike kravene, slik at det blir enklere å sammenligne kandidatene.

Her kan du finne en enkel mal for en behovsanalyse.

Viktigheten av personlige egenskaper

I tillegg til faglig kompetanse og erfaring, er det også viktig å vurdere kandidatenes personlige egenskaper. Dette kan inkludere ting som samarbeidsevne, kommunikasjonsevner og motivasjon. Å inkludere disse elementene i kravspesifikasjonen kan være nyttig for å sikre at den nye medarbeideren passer inn i bedriftens kultur og arbeidsmiljø.

Som vi har sett, er utarbeidelsen av kravspesifikasjonen en viktig del av behovsanalyse rekruttering. Ved å identifisere stillingens innhold, fastsette kompetansekravene og vurdere kandidatenes personlige egenskaper, kan bedriften finne den rette personen til stillingen.

Det er ulike metoder som kan benyttes for innhenting av informasjon og det bør vurderes i hvert enkelt tilfelle hva som er best egnet for den rollen/selskapet det skal rekrutteres til og hva som gir mest verdi. Vanlige kilder til en jobbanalyse er bla:

• Informasjon fra nettsider og årsrapporter – her kan man finne ut om kultur, arbeidsmiljø, turnover, sosiale tiltak, økonomi etc
• Informasjon fra tidligere stillingsbeskrivelser og kompetansekartlegginger – her kan man finne tidligere krav til stillingen og kompetansekrav om det er gjort kartlegginger f.eks. ifm omorganiseringer etc. Det er derimot viktig å ikke bare kopiere tidligere stillingsbeskrivelser, men se dette opp mot utvikling som har vært både i selskapet, stillingen og i markedet/bransjen generelt. 
• Informasjon fra stillingsannonser – her gjelder det samme som over, man kan finne mye god informasjon her, men viktig å vekte det mot utvikling som har skjedd. 
• Videre er KPI/mål for stilingen og avdelingen/selskapet viktig å se på for å kunne definere forventninger til den aktuelle rollen på kort og lang sikt. 
• Regnskap, budsjetter og strategiplaner er også viktige kilder til informasjon.
• Intervjuer er kanskje den aller viktigste delen av jobbanalysen – dette kan skje både som faktiske intervjuer eller også in form av spørreskjemaer o.l. Intervjuobjekter er da f.eks. andre personer i samme rolle i selskapet, personer som jobber tett med denne rollen, ledere både over, under og sideveis i organisasjonen (om relevant) etc. Alle som har en forventning til og kontakt med denne rollen er aktuelle intervjuobjekter og her må metode veies opp mot tidsbruk og verdi – man kan ikke intervjue alle, men kanskje spørreskjemaer kan brukes til en gruppe og man prioriterer 1:1 intervjuer med de viktigste stakeholderne. 

Det er også andre metoder som kan brukes som arbeidsobservasjon, stillingslogg etc og også hente inspirasjon fra eksterne organisasjoner om hvordan de har løst tilsvarende stillinger. 

Seleksjonsprosessen

Når det kommer til rekruttering, er seleksjonsprosessen en viktig del av å finne den rette kandidaten for stillingen. Seleksjonsprosessen handler om å identifisere og velge ut de beste kandidatene fra en gruppe søkere. Det er flere effektive seleksjonsmetoder som kan brukes for å finne den rette kandidaten.

Effektive seleksjonsmetoder

Det finnes mange forskjellige seleksjonsmetoder som kan brukes i rekrutteringsprosessen. Noen av de mest effektive metodene inkluderer:

Du kan gjøre tester, referansesjekk og bakgrunnssjekk selv eller sette det bort til eksterne selskaper. Skal du gjøre det selv er det greit å lese denne først.

Intervju og vurdering av kandidater

Intervjuet er en av de mest brukte seleksjonsmetodene. Det gir arbeidsgiveren mulighet til å få en bedre forståelse av kandidatens personlighet, arbeidserfaring og kvalifikasjoner.

Arbeidsgiveren bør være nøye med å forberede seg på intervjuet, slik at de kan stille relevante spørsmål og vurdere kandidatens svar på en objektiv måte. Det er også viktig å være oppmerksom på kandidatens kroppsspråk og kommunikasjonsevner.

Vurdering av kandidater bør være basert på både personlig egnethet og kvalifikasjoner. Arbeidsgiveren bør vurdere kandidatens erfaring, utdanning og ferdigheter, samt deres personlige egnethet for stillingen.

Til slutt er det viktig å være objektiv i hele seleksjonsprosessen og velge den kandidaten som passer best til stillingen.

Etter ansettelse

Når en kandidat har blitt ansatt, er det viktig å sørge for at onboarding og opplæring skjer på en effektiv måte. Dette vil bidra til å redusere feilansettelser og øke treffsikkerheten i rekrutteringsprosessen.

Onboarding og opplæring

En god onboarding-prosess vil hjelpe den nyansatte med å komme raskt inn i rutinene og arbeidsoppgavene. Dette kan gjøres ved å tilby en grundig introduksjon til virksomheten og dens verdier, samt å gi opplæring i nødvendige verktøy og systemer.

Opplæring bør tilpasses den enkelte ansattes behov og ferdigheter. Dette kan gjøres ved å tilby individuell opplæring eller gruppeopplæring, avhengig av hva som passer best.

Evaluering av rekrutteringsprosessen

Etter en ansettelse bør rekrutteringsprosessen evalueres for å identifisere eventuelle områder som kan forbedres. Dette kan gjøres ved å analysere effektiviteten av prosessen og identifisere eventuelle feilansettelser.

Ved å gjennomføre regelmessige evalueringer av rekrutteringsprosessen, kan virksomheten sikre at den er i stand til å tiltrekke seg og beholde de beste kandidatene.