Riktig og tilstrekkelig kommunikasjon i rekrutteringsprosessen er kanskje den største faktoren som avgjør hva kandidatene mener om ditt selskap og din rekrutteringsprosess.
Å holde kandidatene godt informert gjennom hele rekrutteringsprosessen er ikke bare god skikk og normal høflighet – det er også essensielt for å bygge et sterkt arbeidsgivermerkevare (også kalt Employer Branding).
Kandidatopplevelsen starter fra første kontakt og varer langt etter prosessen er avsluttet. Her er våre beste tips til hvordan du kan kommunisere tydelig, effektivt og med omtanke – uansett om kandidaten går videre eller ikke.
1. Kommunikasjon i rekrutteringsprosessen – vær åpen og forutsigbar
Tydelig informasjon fra start:
- Stillingsutlysningen: Sørg for at annonsen gir et realistisk bilde av stillingen, arbeidsmiljøet, og lønnsforventningene. Uklarheter kan føre til feil forventninger hos kandidaten.
- Bekreft mottak av søknad: Send en automatisk (men personlig tilpasset) bekreftelse så snart søknaden er mottatt.
Hold kandidatene oppdatert:
- Oppdateringsfrekvens: Informer kandidatene om status minst én gang i uken. I kritiske faser (som etter intervjuer) bør oppdateringer skje hver 4.-5. dag og så raskt som mulig etter de feks har vært på intervju (vi sier maks 3 dager etter gjennomført aktivitet). Se også punkt 2 om timing.
- Tidslinje: Gi en tydelig oversikt over prosessens faser og når de kan forvente tilbakemelding. For eksempel: «Vi planlegger å gjennomføre førstegangsintervjuer i uke 12, og gir beskjed innen utgangen av uken.»
Kommunikasjon mellom fasene:
- Etter screening – informer raskt om de går videre eller ikke.
- Etter førstegangsintervju – send en oppsummering av intervjuet med en indikasjon på hva som skjer videre.
- Etter tester eller caseoppgaver – gi tilbakemelding, selv om det kun er på et overordnet nivå.
Håndtering av forsinkelser:
- Informer umiddelbart dersom prosessen trekker ut i tid og forklar årsaken.
- Kandidater vil heller høre «Vi trenger litt mer tid» enn å bli møtt med stillhet.
2. Når bør du kommunisere? Timing er alt!
Rask respons gjør en forskjell:
- Innen 3 dager: Sørg for tilbakemelding innen tre dager etter mottatt søknad eller gjennomført intervju.
- Underveis i lengre prosesser: Hvis prosessen trekker ut i tid, informer kandidatene og forklar hvorfor.
Unngå radiotaushet:
- Ingen ting er mer frustrerende for en kandidat enn å vente i ukesvis uten informasjon. Husk: stillhet tolkes ofte som et avslag, selv om det ikke er tilfelle.
Personlig oppfølging i senere faser:
- Kandidater som er i siste runder bør få direkte oppdateringer via telefon eller video fremfor e-post – det skaper en mer personlig relasjon og viser at dere tar dem på alvor. Du kan også sende en e-post med begrunnelse og foreslå en telefon- eller videosamtale for mer utdyping.
3. Slik gir du avslag – med respekt og verdi
Skreddersy avslaget:
- Unngå standardmeldinger: Gi kandidatene en personlig tilbakemelding, spesielt hvis de har vært i intervjuprosessen. Ja, dette er tidkrevende, men det er ganske tidkrevende for kandidatene å søke jobb hos dere også..
- Vær ærlig, men vennlig: Forklar hvorfor de ikke gikk videre uten å bli for detaljert. F.eks.: “Vi var imponert over din erfaring med prosjektledelse, men valgte å gå videre med kandidater som har mer spesialisert erfaring innen IT-ledelse.”
Tilby verdi i avslaget:
- Gi konstruktive råd kandidaten kan ta med seg videre. Dette kan være basert på tilbakemeldinger fra intervjuer eller tester.
- Oppmuntre dem til å søke igjen senere hvis de er en god kulturmatch, men ikke riktig for den aktuelle rollen.
Kanalisér avslaget riktig:
- Bruk telefon eller Teams/video for kandidater som har vært i sluttrundene. For de som ikke kom videre etter screening, kan e-post være tilstrekkelig.
4. Ekstra tips for å forbedre kandidatopplevelsen
- Gi kandidaten muligheten til å stille spørsmål underveis, ikke bare i intervjuet.
- Vær åpen om lønn og vilkår tidlig i prosessen – dette bygger tillit og sparer tid.
- Tilby fleksibilitet: Kveldsintervjuer kan være gull verdt for kandidater som er i full jobb.
- Husk de som ikke fikk jobben: Et godt avslag kan føre til at kandidaten snakker varmt om selskapet ditt videre – selv om de ikke fikk jobben denne gangen.
Kommunikasjon i rekrutteringsprosessen er nøkkelen til en god kandidatopplevelse
En god kandidatopplevelse handler ikke bare om hvem som får jobben, men hvordan alle kandidatene føler seg behandlet i prosessen. Ved å være proaktiv, personlig og tydelig i kommunikasjonen din, bygger du ikke bare et sterkere arbeidsgivermerke, men legger også til rette for at flere dyktige kandidater ønsker å søke hos deg i fremtiden.
For en kandidat som venter spent på tilbakemelding, kan selv noen få dager uten informasjon føles som en evighet – vær derfor raus med kommunikasjon i rekrutteringsprosessen, og sørg for at hver kandidat føler seg sett og verdsatt gjennom hele prosessen.